中央财经大学档案管理办法

来源： 时间：2017-05-03 作者： 阅读次数：


第一章 总 则

　　第一条　为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局2008年第27号令），结合学校实际情况，制定本办法。
　　第二条　本办法所称的档案是指学校各单位、部门和师生员工在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
　　第三条　档案工作是学校重要的基础性工作，学校及各单位、部门应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划及单位、部门日常工作计划。
　　第四条　学校档案工作由校长领导，其主要职责是：
　　（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
　　（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
　　（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
　　（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
 

第二章 机构设置与人员配备

　　第五条　学校设档案工作管理委员会，负责监督和指导全校档案工作。
　　第六条　学校设立档案馆。档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构。档案馆的管理职责是：
　　（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
　　（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
　　（三）负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案（在校学生个人档案和干部人事档案除外）及有关资料；
　　（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
　　（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
　　（六）开展档案的开放和利用工作；
　　（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
　　（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
　　（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
　　第七条　需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，各单位、部门可以根据实际需要报档案馆批准后设立分室单独保管。分室是档案馆的分支机构。
　　第八条　学校应当为档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制。编制人数由档案馆档案数量和工作任务确定。
　　第九条　各处级单位、部门应当确定一名领导分管本单位、部门的档案工作，并配备一至二名专（兼）职档案员，负责本单位、部门文件材料的收集、整理和归档工作。
　　第十条　档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
　　第十一条　专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
　　第十二条　学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。
 

第三章 档案管理

　　第十三条　学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
　　第十四条　各单位、部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
　　（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的发文、各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
　　（二）行政类：主要包括学校行政工作发文、各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的文件材料。
　　（三）教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。
　　（四）科研类：主要包括学校在科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
　　（五）基本建设类：主要包括学校在基本建设管理和基建项目建设中形成的文件材料。
　　（六）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物等。
　　（七）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的文件材料。
　　（八）财会类：主要包括学校在财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料。
　　各单位、部门文件材料的归档范围，按《各单位、部门归档范围及档案保管期限和归档时间一览表》（每年随归档通知下发）执行。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。
　　第十五条　学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
　　学校各单位、部门专（兼）职档案员应当按照学校制定的归档范围和要求，组织本单位、部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，通过联网计算机登陆学校档案网络管理系统进行著录，打印案卷封面和卷内文件目录，经本单位、部门主管档案工作的领导检查并在备考表上签字后，由本单位、部门专（兼）职档案员向档案馆移交。
　　各单位、部门专（兼）职档案员负责组织和指导本单位、部门的立卷归档工作；档案馆对各单位、部门的立卷归档工作进行业务指导、监督、检查及验收。
　　第十六条　学校各项重大活动的主要牵头单位、部门在活动开始时应及时通知档案馆，以便督促和指导有关单位和人员及时立卷归档。
　　第十七条　归档要求：
　　（一）归档的文件材料应齐全完整，内容真实可靠，手续完备，注明签字盖章的必须签字盖章。
　　（二）归档的文件材料应质地优良、书绘工整，声像清晰。手写部分一律用毛笔、黑色签字笔、炭素墨水或蓝黑墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写。
　　（三）归档的文件材料原则上必须是原件，一般归档一份，重要的归档两份，有电子文件的电子文件必须同时归档。电子文件的归档要求按照《中央财经大学电子文件归档管理规定（试行）》执行。
　　第十八条　归档时间和手续：
　　（一）学校各党政部门和按自然年度归档的部门，应当在次年6月底前归档；
　　（二）各教学单位和按学年度归档的部门，应当在次学年寒假前归档；
　　（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
　　（四）财会档案在财务处保存三年，于第四年的6月底前向档案馆移交。
　　（五）提倡各单位、部门平时立卷，随时归档。即一项工作活动完成后，立即将有关这项活动的文件材料整理归档，以避免文件材料因时间长而丢失或毁损，保证归档档案质量。
　　（六）向档案馆移交档案必须履行手续，由移交单位、部门填写或打印移交目录一式两份，档案馆根据移交目录验收无误后，交接双方在移交目录上签名或盖章，各存一份备查。
　　第十九条　档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
　　第二十条　档案馆应当按照国家有关规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满的档案，档案馆应当会同有关部门进行鉴定，经鉴定确已失去保存价值的档案应登记造册，报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁时应指定两人以上进行现场监销，监销人应在销毁清册上签名或盖章。
　　第二十一条　档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
　　第二十二条　学校与其他单位分工协作完成的项目，本校主办的由本校主办单位、部门向档案馆归档保存一套完整的档案；外单位主办本校协作的，由本校协作单位、部门向档案馆归档保存与本校承担任务有关的档案正本及其他方面的全部复制件。
　　第二十三条　本校工作人员在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
　　本校工作人员，不论因何种原因离岗，都应将本人在学校工作中形成的应该归档的档案材料全部清理交接或移交给档案馆后，方可办理离岗手续，各单位、部门主管档案工作的领导应当把好档案材料移交关。
　　个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，提倡、鼓励捐赠给档案馆或交由档案馆代管，档案馆视具体情况提请学校对捐赠档案的个人予以表彰或奖励。
　　第二十四条　档案馆应当注意收集和征集与本校有关的各种档案和资料，并制定专门的档案史料征集制度和办法。
　　第二十五条　档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
　　对于档案库房的技术管理工作，档案馆应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
　　第二十六条　档案馆应当指定专人负责档案的统计工作，对档案的接收、整理、利用、销毁和各种情况进行及时准确的统计，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
 

第四章 档案的利用与公布

　　第二十七条　档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
　　属下列情况之一者，不对外公布：
　　（一） 涉及国家秘密的；
　　（二） 涉及专利或者技术秘密的；
　　（三） 涉及个人隐私的；
　　（四） 档案形成单位规定限制利用的。
　　第二十八条　到档案馆查阅利用档案执行《中央财经大学档案查阅利用管理规定》。
　　第二十九条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者为涉密档案，应当经学校保密工作办公室批准，查阅方必须承担档案秘密的安全责任。
　　第三十条　学校各单位、部门借出档案应按期归还，对逾期不还者，档案馆应及时催还。如发现损坏或丢失，档案馆应写出书面报告，根据不同情况报学校严肃处理或追究法律责任。
　　第三十一条　利用重要、珍贵的档案资料，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆馆长批准。
　　加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
　　第三十二条　档案馆应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
　　第三十三条　档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
　　档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，对用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。
　　各单位、部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供利用。
　　第三十四条　寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
　　第三十五条　档案馆应当积极开展档案编研工作，有计划地对档案资料进行研究、整理、编辑出版。参加校内外编史修志，积极为学校教学、科研、管理工作提供有价值的参考资料。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位、部门同意，并报请校长批准。
　　第三十六条　档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。积极开展档案学术研究和交流活动，积极参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，提高档案学术水平。
 

第五章 条件保障
 
　　第三十七条　学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
　　第三十八条　学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和管理设施，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
　　存放涉密档案应当设有专门库房。
　　存放声像、电子等特殊载体档案的库房，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
　　档案馆应当建立健全库房管理制度。
　　第三十九条　学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
 

第六章 奖励与处罚
 
　　第四十条　学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，每两年对各立卷归案单位、部门和专（兼）职档案员的工作进行考评，评选档案工作先进集体和先进个人。
　　第四十一条　学校对档案工作先进集体和先进个人或在档案工作中做出下列贡献之一的单位和个人给予表彰和奖励：
　　（一） 在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
　　（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
　　（三）在档案学术研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
　　（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；
　　（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
　　第四十二条　对有下列行为之一的，学校按照有关规定对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
　　（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
　　（三）涂改、伪造档案的；
　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
　　（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
　　（六）其他违反档案法律法规的行为。
 
　
第七章 附 则
 
　　第四十三条　本办法由档案馆负责解释。
　　第四十四条　本办法自公布之日起施行。学校2000年9月12日印发的《中央财经大学档案管理办法》（校发〔2000〕85号）同时废止。