中央财经大学基本建设类档案管理办法
来源： 时间：2017-04-28 作者： 阅读次数：
为了规范学校基本建设（以下简称基建）档案管理工作，充分发挥基建档案在工程建设、生产（使用）管理、工程维护、改建扩建等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案工作规范》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《建设工程文件归档整理规范》和《中央财经大学档案管理办法》，结合学校实际情况，制定本办法。
一、基本原则
（一）基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划；勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用) 等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
（二）基建档案由档案馆集中统一管理，确保档案材料的完整、准确、安全和有效利用。基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作，并配备一名（含）以上兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。
（三）基建文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。基建文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交档案馆。
（四）基建部门应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：
（二）基建档案由档案馆集中统一管理，确保档案材料的完整、准确、安全和有效利用。基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作，并配备一名（含）以上兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。
（三）基建文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。基建文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交档案馆。
（四）基建部门应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：
1.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、基建档案的质量要求和移交时间等内容。
2.收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档。
3.组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的基建文件的形成、积累和立卷归档工作。
4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的基建档案。
5.收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档。
6.在组织工程竣工验收前，提请档案馆对基建档案进行预验收；未取得基建档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
7.工程竣工验收后3个月内，应向档案馆移交一套符合规定的工程档案。
2.收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档。
3.组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的基建文件的形成、积累和立卷归档工作。
4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的基建档案。
5.收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档。
6.在组织工程竣工验收前，提请档案馆对基建档案进行预验收；未取得基建档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
7.工程竣工验收后3个月内，应向档案馆移交一套符合规定的工程档案。
（五）勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的基建文件立卷后向基建部门移交。建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向基建单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程基建文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的基建文件，并应及时向基建部门移交。
（六）档案馆应对基建文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对基建档案进行预验收，验收合格后，须出具基建档案认可文件。
（六）档案馆应对基建文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对基建档案进行预验收，验收合格后，须出具基建档案认可文件。
二、归档范围
（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
（二）归档的具体范围参照《中央财经大学基本建设类档案归档范围与保管期限表》。
（三）不归档的文件
1.上级机关有关基建的普发性、未涉及到我校相关工作的文件；
2.正式施工前的草图，未定型图纸；
3.正式施工前的草图，未定型图纸；
4.无查考价值的临时性、事务性文件。
（四）临时性文档材料
1.在项目建设期间基建处形成的临时性业务管理和业务技术档案属临时性文档材料；
2.临时性文档材料原则上由各部门自行保管，保管有困难时由档案馆代管；
3.各部门临时性文档材料应定期清理，需移交档案馆的文档材料应及时移交。
（二）归档的具体范围参照《中央财经大学基本建设类档案归档范围与保管期限表》。
（三）不归档的文件
1.上级机关有关基建的普发性、未涉及到我校相关工作的文件；
2.正式施工前的草图，未定型图纸；
3.正式施工前的草图，未定型图纸；
4.无查考价值的临时性、事务性文件。
（四）临时性文档材料
1.在项目建设期间基建处形成的临时性业务管理和业务技术档案属临时性文档材料；
2.临时性文档材料原则上由各部门自行保管，保管有困难时由档案馆代管；
3.各部门临时性文档材料应定期清理，需移交档案馆的文档材料应及时移交。
三、归档文件质量要求
（一）归档的纸质基建文件应为原件。
（二）基建归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。
（三）归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
（四）归档文件应采用碳索墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
（五）归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（六）归档文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mmX210nmm)。图纸宜采用国家标准图幅。
（七）归档文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
（八）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸应为：50mm×80mm。竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。
（九）竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。
（十）归档的建设工程电子文件应采用表中所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。
（二）基建归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。
（三）归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
（四）归档文件应采用碳索墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
（五）归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（六）归档文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mmX210nmm)。图纸宜采用国家标准图幅。
（七）归档文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
（八）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸应为：50mm×80mm。竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。
（九）竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。
（十）归档的建设工程电子文件应采用表中所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。
基建电子文件存储格式表
| 文件类别 | 格式 |
| 文本（表格）文件 | PDF、XML、TXT |
| 图像文件 | JPEG、TIEF |
| 图形文件 | DWG、PDF、SVG |
| 影像文件 | MPEG2、MPEG4、AVI |
| 声音文件 | MP3、WAV |
（十一）归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》CJJ/T 187 的规定。
（十二）归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致。
（十三）离线归档的建设工程电子档案载体，应采用一次性写入光盘，光盘不应有磨损、划伤。存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。
四、立卷与归档流程
（一）立卷原则
1.立卷应遵循基建文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2.基建文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。
3.一项建设工程由多个单位工程组成时，基建文件应按单位工程立卷。
4.不同载体的文件应分别立卷。
（二）立卷要求
1.不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4 幅面（297mm×210mm）。应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。
2.案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。案卷内不应有重份文件。印刷成册的基建文件宜保持原状。
3.卷内文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。
4.卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（三）归档流程
1.基建项目（工程）结束后，由项目负责人组织立卷，兼职档案员负责将形成积累的全部文件材料系统整理进行组卷和立卷，并实行纸质和电子文件配套归档。
2.拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。
3.进行网上著录，打印卷内目录和备考表，卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
4.确定保管期限。
1.立卷应遵循基建文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2.基建文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。
3.一项建设工程由多个单位工程组成时，基建文件应按单位工程立卷。
4.不同载体的文件应分别立卷。
（二）立卷要求
1.不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4 幅面（297mm×210mm）。应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。
2.案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。案卷内不应有重份文件。印刷成册的基建文件宜保持原状。
3.卷内文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。
4.卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（三）归档流程
1.基建项目（工程）结束后，由项目负责人组织立卷，兼职档案员负责将形成积累的全部文件材料系统整理进行组卷和立卷，并实行纸质和电子文件配套归档。
2.拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。
3.进行网上著录，打印卷内目录和备考表，卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
4.确定保管期限。
5.工程技术人员填写基建档案归档说明(简介)，交基建部门分管负责人审查签字后，放在第一卷的卷内目录之后。
6.经档案馆审核后打印案卷封面。
（四）归档验收
1.档案馆在进行基建档案预验收时，应查验下列主要内容：（1）基建档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况；（2）基建档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；（3）竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；（4）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；（5）文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；（6）电子档案格式、载体等符合要求；（7）声像档案内容、质量、格式符合要求。
2.基建项目在工程竣工验收后3个月内，必须向档案馆移交一套符合规定的基建档案。停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管。对改建、扩建和维修工程，建设部门应组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的基建档案，并应在工程竣工验收后3个月内向档案馆移交。
3.当基建部门向档案馆移交基建档案时，应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。
按照档案馆相关文件要求，利用“南大之星”档案网络管理系统，著录立卷完毕的基建档案。
（五）档案管理
基建档案的借阅利用及鉴定销毁按学校有关规定执行。
（六）其他
本规定由学校档案馆负责解释，自公布之日起施行。
6.经档案馆审核后打印案卷封面。
（四）归档验收
1.档案馆在进行基建档案预验收时，应查验下列主要内容：（1）基建档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况；（2）基建档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；（3）竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；（4）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；（5）文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；（6）电子档案格式、载体等符合要求；（7）声像档案内容、质量、格式符合要求。
2.基建项目在工程竣工验收后3个月内，必须向档案馆移交一套符合规定的基建档案。停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管。对改建、扩建和维修工程，建设部门应组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的基建档案，并应在工程竣工验收后3个月内向档案馆移交。
3.当基建部门向档案馆移交基建档案时，应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。
按照档案馆相关文件要求，利用“南大之星”档案网络管理系统，著录立卷完毕的基建档案。
（五）档案管理
基建档案的借阅利用及鉴定销毁按学校有关规定执行。
（六）其他
本规定由学校档案馆负责解释，自公布之日起施行。
二Ｏ一七年三月